Assistant(e) Administratif(ve)de Projets_Staff National

Responsabilités :

1. Suivi et Revue des Rapports Financiers Partenaires

• Collecte et Compilation : Réceptionner, vérifier la complétude et compiler l'ensemble des rapports financiers et pièces justificatives transmis par les partenaires de mise en œuvre (ONG locales, associations, etc.).
• Revue Détaillée et Conformité AECID :
• Procéder à la revue analytique et détaillée des dépenses soumises par les partenaires en veillant à leur éligibilité et leur conformité aux budgets approuvés, aux directives d'AeA, et spécifiquement aux règles strictes de justification de l'AECID.
• Vérifier l'exactitude des calculs, des imputations budgétaires et la bonne traduction comptable des activités.
• Propositions de Corrections : Identifier les erreurs, anomalies ou manques dans la documentation. Préparer des propositions de corrections, d'ajustements ou des demandes de clarification claires et étayées, à soumettre pour validation à l'Administrateur Pays.
• Suivi des Avances : Assurer le suivi des avances de fonds accordées aux partenaires et veiller au respect des délais de justification avant l'octroi de nouveaux décaissements.

2. Gestion Administrative et Logistique des Projets

• Paiement des Perdiems /Frais de Mission :
• Préparer les ordres de mission et les calculs de perdiems pour les missions sur le terrain du personnel AeA et des participants aux activités (formations, ateliers) conformément à la politique interne et aux budgets projets.
• Assurer le paiement des perdiems /frais de mission sur le terrain, en veillant à la signature de toutes les pièces justificatives requises (feuilles d'émargement, reçus, etc.).
• Effectuer la réconciliation et la justification rapide des avances de mission.

3. Archivage et Documentation

• Archivage Physique et Numérique : Mettre en place et maintenir un système d'archivage rigoureux, organisé et sécurisé de tous les documents administratifs et financiers des projets, en particulier ceux financés par l'AECID (contrats, rapports partenaires, pièces justificatives, procès-verbaux de réunions, correspondances).
• Traçabilité : Assurer la traçabilité des documents et leur facilité d'accès pour les audits externes et les revues internes.
• Préparation des Audits : Contribuer activement à la préparation des dossiers pour les audits de projets, notamment les pièces justificatives des dépenses des partenaires.

4. Communication et Coordination

• Liaison Partenaires : Servir de point focal administratif pour les partenaires d'exécution concernant le reporting financier et le suivi des procédures.
• Appui à l'Administrateur Pays : Réaliser toute autre tâche administrative ou logistique demandée par l'Administrateur Pays pour assurer le bon fonctionnement du Bureau Pays et la mise en œuvre des projets.

Profil Requis

➡️ Formation et Expérience

• Formation : Diplôme (Bac+3 minimum) en Comptabilité, Gestion, Administration, Finances ou domaine équivalent.
• Expérience : Minimum 2 ans d'expérience à un poste similaire, idéalement au sein d'une ONG internationale.
• Expérience Spécifique AECID (Obligatoire) : Une expérience avérée et solide dans la gestion et le suivi des justificatifs financiers de projets financés par l'AECID est un atout majeur et hautement souhaitable.

➡️ Compétences Techniques

• Maîtrise de la Comptabilité : Solides connaissances en principes comptables et financiers.
• Outils Informatiques : Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel avancé est indispensable pour les revues de rapports).
• Réglementations : Bonne connaissance des procédures de gestion des bailleurs de fonds internationaux (AECID, UE, Nations Unies, etc.).

➡️ Compétences Comportementales

• Rigueur et Organisation : Sens aigu de l'organisation, de la précision et du détail (crucial pour l'archivage et la revue financière).
• Intégrité : Forte éthique professionnelle et sens de la confidentialité.
• Autonomie : Capacité à travailler de manière autonome et à respecter les délais.

• Communication : Bonnes capacités de communication écrite et orale en français (L’anglais et/ou l’espagnol est un atout). Maîtrise du français, avec des compétences en langues locales étant un atout.

Mobilité :

• Disponibilité pour se déplacer dans les communautés locales et participer à des activités de sensibilisation ;
• Capacité à travailler pour des programmes à multiples facettes et à prioriser plusieurs tâches ;
• Compétences de gestion du temps.

Conditions de l'offre :

Contrat CDD d'une durée d'un an renouvelable.

Disponibilité à partir d’Avril 2026. (40 heures par semaine)

Centre de travail : Bamako

Salaire conforme à la politique de rémunération d'Ayuda en Acción.

Dans tous les processus de sélection, nous prendrons en compte les critères d'AUCUNE discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur de la peau, la religion, les idées politiques, l'origine sociale, l'orientation sexuelle, l'âge, etc., offrant ainsi un processus transparent et égal des chances pour tous les candidats. Comme indiqué dans notre Code de conduite. "Traiter toutes les personnes avec respect et rejeter toute forme de harcèlement, de discrimination, d'intimidation, d'exploitation ou toute autre action contre les droits de l'homme."

Chez Ayuda en Acción, nous avons une tolérance zéro pour les comportements liés à l'exploitation sexuelle, aux abus sexuels et/ou au harcèlement sexuel, c'est pourquoi, conformément à notre politique de protection de l'enfance, nous nous engageons à effectuer une série de contrôles avant l'embauche en demandant les informations provenant d'employeurs précédents via le Misconduct Disclosure Scheme (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) et non l'événement selon lequel les employeurs sont membres de cette plateforme. Ainsi, en soumettant cette candidature, le candidat accepte et autorise la réalisation de ces vérifications afin de poursuivre le processus de sélection.