Administrateur/trice - Bamako, Mali

Objectif du poste :

• Concevoir et mettre en œuvre la stratégie des domaines d'appui, conformément à la stratégie du pays, afin de garantir que le programme national dispose des ressources et des outils nécessaires à la mise en œuvre des programmes, en veillant au respect des réglementations du pays et de l'entreprise, en s'assurant que toutes les ressources financières, humaines et matérielles du projet sont correctement gérées, dans le respect des procédures établies, de la légalité et des systèmes de contrôle en vigueur du programme national.
• Gérer, superviser et assurer la bonne gestion des ressources financières, humaines, logistiques et matérielles du Bureau et du Programme national, conformément aux principes de transparence, politiques et règlements promus par AeA, en assurant la meilleure gestion des actifs de l'entité.
• Collaborer à la réalisation des objectifs de l'Organisation et promouvoir la mise en œuvre et l'exécution des processus institutionnels au Mali, en coordination avec les équipes du siège espagnol et l'équipe du programme pays du Mali.

Principales responsabilités :

FINANCES ET TECHNOLOGIE

Objectif : assurer le respect des obligations formelles et fiscales et garantir la disponibilité et la fiabilité des états comptables pour la prise de décision.

• Concevoir des processus de travail basés sur les politiques et procédures de l'entreprise, s'assurer de leur connaissance et de leur application par les équipes.
• Assurer le respect de la planification annuelle, superviser l'exécution du budget, ainsi que les prévisions de clôture annuelle. Coordonner les processus de budgétisation, d'exécution et de contrôle des ressources financières fournies à ActionAid dans le pays.
• Préparer périodiquement les états financiers conformément aux règlements internes d'Ayuda en Acción, ainsi qu'aux règlements juridiques, fiscaux et comptables du pays. Assurer la qualité de l'information comptable.
• Garantir la clôture des comptes, superviser la bonne exécution des processus comptables et administratifs, en respectant les politiques et règlements d'Ayuda en Acción.
• Examiner et s'assurer que les informations financières du pays sont enregistrées en temps voulu et être le dépositaire de toutes les informations administratives et comptables générées par l'administration du bureau de pays, en assurant la gestion de la documentation physique, électronique et du programme de pays.
• Réaliser des audits internes et externes et coordonner avec le coordinateur de la gestion financière la participation et la documentation à fournir lors des audits de projets.
• Identifier les qualifications et apporter les corrections appropriées ; identifier les besoins en matière d'automatisation des processus ou de développement et de mise en œuvre de nouveaux outils ou technologies et les communiquer au département concerné. Planifier les processus de passation de marchés nécessaires à l'exécution des opérations et à la maintenance de l'Office et superviser leur mise en œuvre.
• Participer à l'examen des budgets des propositions à soumettre aux bailleurs de fonds ou conseiller sur les coûts à y inclure en rapport avec leur domaine.
• Négocier des accords avec les banques, surveiller la situation de trésorerie et faire des demandes de paiements ou de fonds nécessaires aux opérations dans le pays.

COMPLIANCE

Objectif : assurer la qualité et la mise en œuvre des processus de conformité.

• Assurer la mise en œuvre et l'utilisation en temps utile des processus, méthodologies et outils de l'entreprise, ainsi que des politiques internes et des réglementations légales, contribuer à l'identification des améliorations ou adaptations nécessaires de ceux-ci.
• Conseiller les autres secteurs sur les questions juridiques et de conformité, en intégrant les réglementations juridiques et internes dans les processus opérationnels.

CONTRÔLE DE GESTION

Objectif : Contrôler le budget et les finances du pays et assurer la transparence dans l'utilisation des ressources.

• Assurer la mise en œuvre et l'utilisation des processus, des méthodologies et des outils de l'entreprise en temps opportun, et contribuer à l'identification des améliorations ou des adaptations nécessaires de ceux-ci.
• Préparer le budget de son domaine en fonction des objectifs du pays et de l'organisation, consolider les budgets des autres domaines fonctionnels du pays et présenter le budget global à la direction du pays, analyser et s'assurer que les paramètres établis sont respectés, contrôler le budget et rendre compte des progrès aux responsables fonctionnels du pays et, globalement, au contrôle de gestion (organisation) et à la direction du pays.
• Participer au développement d'outils technologiques qui intègrent les processus établis et facilitent la consultation et l'analyse de l'information.
• Réaliser des analyses de risque et de rentabilité des investissements, des projets ou des produits ainsi que des partenaires locaux et en faire rapport au responsable. Assurer le suivi financier des partenaires locaux et des projets cofinancés.
• Gestion des achats de biens et procédures administratives pour la passation de marchés de biens, de travaux et de services.

LES RESSOURCES HUMAINES

Objectif : veiller à ce que tous les besoins en ressources humaines soient satisfaits dans le cadre du programme national.

• Assurer la mise en œuvre des processus, des méthodologies et des critères de l'organisation dans la gestion du personnel du pays ; coordonner et participer aux processus de sélection ou négocier la passation de contrats de service avec des prestataires externes.
• Donner des conseils sur les questions juridiques/travail et veiller au respect de la législation du travail dans tous les processus afin de s'assurer que les ressources humaines nécessaires sont en place, que les réglementations sont respectées et qu'il existe une proposition de valeur attractive pour les employés.
• Assurer le processus de paie et les paiements correspondants à ce processus, tant aux employés qu'aux organismes légaux, conformément à la législation.

LE DÉVELOPPEMENT DES ÉQUIPES ET DES TALENTS

Objectif : Disposer des bonnes ressources humaines et offrir à l'équipe des possibilités de développement et de reconnaissance.

• Dimensionner, avec le responsable, les besoins en ressources humaines (embauches, promotions et licenciements) ; participer à la sélection ; identifier et approuver les besoins en formation interne et externe et traiter la demande d'approbation au responsable.
• Assurer la diffusion des connaissances et la mise en œuvre de méthodologies ou d'outils institutionnels.
• Fixer les objectifs de leur équipe directe, superviser la répartition des objectifs au reste de l'équipe ; évaluer leurs performances ; identifier les personnes clés dans certains domaines et, si nécessaire, les affecter à des projets transversaux nationaux ou internationaux.
• Accompagnez l´équipe directe dans son développement professionnel et dans la résolution des conflits.