Consultoría - Servicio de fortalecimiento de gobernanza y planeación estratégica en 3 cooperativas agrarias cafetaleras en La Convención - Cusco, Perú

Consultoría de servicio de fortalecimiento de gobernanza y planeación estratégica en 3 cooperativas agrarias cafetaleras en La Convención - Cusco - Perú

Introducción

La FUNDACIÓN AYUDA EN ACCIÓN, es una organización privada de naturaleza fundacional, con personalidad jurídica propia, que carece de ánimo de lucro y tiene su patrimonio afectado de modo duradero a la realización de fines de interés general.

La Fundación fue constituida por la Asociación Ayuda en Acción por escritura pública otorgada en Madrid, el 11 de febrero de 1999, y en el momento de su constitución fue inscrita en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, y clasificada como Fundación Benéfico-Asistencial por Orden Ministerial de fecha 22 de noviembre de 1999.

Somos una ONG internacional de origen español que genera oportunidades para las personas que más lo necesitan. Las acompañamos en las etapas clave de su vida, desde la infancia y la juventud, para que puedan tomar las riendas de sus vidas y generar un desarrollo sostenible y duradero en sus comunidades.

Llevamos más de 40 años trabajando en todo el mundo, guiados por nuestros valores fundamentales que impulsan nuestra labor. Nos comprometemos con los derechos humanos, actuamos con independencia y transparencia. Trabajamos desde la empatía, priorizando a las personas en todas nuestras acciones, y desde la innovación para encontrar soluciones sostenibles que permiten mejorar nuestro impacto.

Centramos nuestra intervención en tres pilares: la inclusión socioeconómica, desde el acceso inclusivo a la educación y la transición hacia el empleo y el emprendimiento; la movilidad humana, ofreciendo apoyo integral a las personas desplazadas para transformar la migración en oportunidad de desarrollo; y el compromiso con la sostenibilidad, donde trabajamos para abordar los desafíos ambientales y sociales, promoviendo una economía verde y acompañando a las comunidades vulnerables en su adaptación al cambio climático.

Nuestro valor diferencial está en el arraigo, en dejar huella y generar oportunidades sostenibles en las personas y sus comunidades.

En Perú contamos con la línea estratégica Qallariy Aceleradora, que promueve el desarrollo territorial sostenible e inclusivo mediante el fortalecimiento del ecosistema empresarial y productivo, bajo un enfoque de triple impacto que articule crecimiento económico, bienestar social y sostenibilidad ambiental.

Qallariy Aceleradora, implementa el Programa de Fortalecimiento Cooperativo Qallariy 2026, enfocado en potenciar la competitividad, gobernanza y sostenibilidad social de las organizaciones de productores agrarios, con especial énfasis en la gobernanza, relevo generacional y la inclusión de jóvenes y mujeres en cadenas de valor agroexportadoras.

Objeto de la contratación

Contratar un servicio de consultoría especializada para brindar acompañamiento técnico y estratégico diferenciado a tres cooperativas agrarias cafetaleras de la provincia de La Convención, Cusco en el marco del programa Fortalecimiento Cooperativo Qallariy 2026.

El servicio busca optimizar la gobernanza cooperativa desde una perspectiva empresarial, estructurar roles institucionales y activar mecanismos de relevo generacional e inclusión de mujeres y jóvenes según el nivel de madurez de cada organización.

Contexto y perfil de las cooperativas participantes:

• CAC Aguilayoc (Quillabamba y Aguilayoc): Organización con un sólido recorrido en el territorio. Requiere la reactivación de su comité de la mujer, fortalecer la claridad en los roles, interpretación de estados financieros y la comprensión del modelo de negocio cooperativista de sus dirigentes,
• CAC José Olaya (Quellouno (centro de reuniones)): Cooperativa madura y de trayectoria consolidada, con exportación directa y certificaciones internacionales. Se requiere el desarrollo de su plan estratégico cooperativo, como herramienta de gestión, para la ordenación de sus funciones.
• CAC Cafés Especiales Echarati (Quillabamba, Echarati): Organización de reciente formación con gran potencial de crecimiento, articulada actualmente a través de aliados comerciales. Su objetivo inmediato es consolidar su autonomía institucional cimentando su gobernanza básica y la estructuración de las funciones de sus liderazgos.

Objetivos específicos

O.E 1 Fortalecer las capacidades de los consejos directivos, consejos de vigilancia, gerencias y comités de apoyo para mejorar la delimitación de funciones, la toma de decisiones, la rendición de cuentas y la comunicación con las bases. Amparada en los beneficios de la Ley N° 31335.

O.E 2 Diseñar e implementar herramientas prácticas de gestión cooperativa, planificación estratégica, control financiero básico y seguimiento de acuerdos, adaptadas al nivel de madurez de cada cooperativa.

O.E 3 Promover estrategias de relevo generacional e inclusión efectiva de mujeres y jóvenes, mediante la activación o fortalecimiento de comités, roles concretos y mecanismos de participación vinculados a innovación, comunicación, servicios cooperativos y cadena de valor del café.

O.E 4 Elaborar hojas de ruta operativas y comerciales para que cada cooperativa, potencie su fidelización de socios, transparencia, fortalecimiento organizativo y mejora gradual de su posición en la cadena de valor del café.

Alcance de ejecución

El servicio comprenderá el acompañamiento técnico a las tres cooperativas bajo un solo contrato, con intervención diferenciada según su nivel de madurez, asegurando que la intervención se adapte a las particularidades logísticas y organizacionales de cada una.

El alcance incluye sesiones presenciales, reuniones de trabajo, asistencia remota, revisión documental y validación de productos con Ayuda en Acción y las cooperativas.

En CAC Aguilayoc, se priorizará la comprensión del modelo de negocio cooperativista y fortalecimiento de los roles directivos, toma de decisiones, roles y funciones.  la optimización de la estructura de gobernanza y la cohesión social de la cooperativa mediante una intervención práctica. También se enfocará en actividad el comité de desarrollo de la mujer y el fortalecimiento de la comunicación interna.

En CAC José Olaya, se priorizará la planificación estratégica, la delimitación de funciones y el relevo generacional frente al envejecimiento de la base social.

En CAC Cafés Especiales Echarati, se priorizará el ordenamiento básico de la gestión cooperativa, la formación de dirigentes y la construcción de una hoja de ruta hacia mayor autonomía operativa y comercial.

Actividades

Para garantizar el impacto, el consultor ejecutará una serie de actividades transversales de alineamiento metodológico, y un paquete de acciones segmentadas estrictamente por organización:

• Revisión de diagnósticos ya elaborados por el equipo de Ayuda en Acción, propuestas de acompañamiento y coordinación inicial con el equipo técnico de Ayuda en Acción para validar prioridades, rutas de trabajo y criterios de implementación.
• Realización de reuniones de arranque con directivos, gerencias y representantes de base de las tres cooperativas para socializar el alcance del acompañamiento y acordar compromisos operativos.
• Elaboración y presentación de los productos establecidos en los presentes Términos de Referencia, de acuerdo con el cronograma de trabajo acordado. Ver apartado “productos a entregar”

Actividades específicas para CAC Aguilayoc:

• Taller 1 en Quillabamba: "Quién decide qué". Con Consejo de Administración, Vigilancia y Gerencia. “¿cómo hacer mis funciones?”. Roles y funciones, delimitación de funciones y construimos la Matriz RACI (Responsable, Aprueba, Consulta, Informa) para decisiones clave (compras, precios, créditos, alquileres, otros).
  • Redacciones documentarias. Plantillas de documentos diversas para que los dirigentes puedan completar de acuerdo a la situación.
  • Ejercicios de actas.
• Taller 2 en Quillabamba: Comprensión de modelo de negocio cooperativista, desde una perspectiva empresarial. Continuación de sesión anterior.
• Taller 3 financiero: Lectura guiada de los estados financieros. Enseñar al Consejo de Vigilancia a interpretar los datos financieros más importantes.
• Asamblea descentralizada piloto en Aguilayoc: No es informativa, es de escucha. Comprensión de modelo de negocio cooperativista.  Se acuerda un canal de WhatsApp oficial por base.
• Taller 4 de Reactivación Comité de la Mujer (Aguilayoc). Se busca reactivar la con mandato productivo a fin de relacionar su actividad a la planificación de la cooperativa. Taller dinámico.
• Virtual: Diseño del boletín trimestral "Aguilayoc Informa" de 1 cara. Con datos relevantes de la cooperativa para fomentar la comunicación a las bases. Codiseñado con el comité de dirección. Con lenguaje simple. Infografia.
• Acompañamiento a 1 sesión ordinaria de Consejo: Para asesoría y ejercicio de lo fortalecido.

Actividades específicas para CAC José Olaya:

• Facilitación de talleres de planificación corporativa con la participación de la directiva y la gerencia para la construcción del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2026-2030
• Taller 1 (Quellouno): Construcción de la matriz FODA y definición de los objetivos tácticos comerciales e institucionales de la cooperativa.
• Taller 2 (Echarati): con socios. Mapa de relevo. Escucha.
• Taller 3 (virtual): con equipo técnico y comercial. Análisis de la cadena de valor de la cooperativa.
• Elaboración de un formato de empadronamiento y caracterización de la población juvenil con potencial de integración.
• Taller de validación y presentación de propuesta de plan de estratégico.

Actividades específicas para CAC Cafés Especiales Echarati:

• Reunión inicial con la directiva, gerencia y representantes de base para la validación del diagnóstico y la priorización de acciones.
• Taller de gobernanza cooperativa sobre funciones de la Asamblea, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Gerencia y Comités, en el marco de la Ley N° 31335. En Echarati.
• Asistencia técnica para la delimitación de responsabilidades y la reducción de la concentración de tareas.
• Taller para la elaboración de instrumentos simples de gestión: formato de acta, matriz de acuerdos con responsables y plazos, y modelo de reporte mensual a socios.
• Sesión de trabajo con delegados de las tres zonas para definir un protocolo básico de comunicación interna y un calendario trimestral de reuniones.
• Simulación de asamblea ordinaria con ejercicio de rendición de cuentas utilizando los formatos elaborados.
• Sesión de construcción participativa de la hoja de ruta cooperativa 2026-2027.

Metodología de trabajo

La consultoría aplicará una metodología práctica, participativa y diferenciada por cooperativa. Se trabajará en cuatro momentos: i) preparación y ajuste del plan de trabajo; ii) talleres presenciales y sesiones de co-creación con dirigentes, gerencias, comités y socios líderes; iii) asistencia técnica remota para afinar herramientas y productos; y iv) validación final de acuerdos, presentación de entregables y recomendaciones. El enfoque deberá ser territorial, con lenguaje claro, herramientas visuales y actividades aplicables a la realidad cafetalera de La Convención. Se evitará una capacitación teórica extensa y se priorizarán ejercicios de roles, análisis de casos, acuerdos operativos y productos de uso inmediato.

• La modalidad de la consultoría es presencial.
• La coordinación para la ejecución de las actividades será constante y mediante comunicación fluida con el equipo técnico de Ayuda en Acción.

Productos para entregar

A continuación, se mencionan los documentos entregables, de acuerdo con el cronograma de trabajo y los hitos establecidos.

Producto N°1:

Plan de trabajo de la consultoría, que incluya cronograma detallado, metodología, agenda de visitas, actores a involucrar por cooperativa y propuesta de instrumentos a utilizar de las 3 cooperativas.

Producto N°2:

• Para CAC José Olaya: Avance de plan estratégico institucional 2026-2029.
• Formato de empadronamiento y caracterización de la población juvenil con potencial de integración a la cooperativa.
• Para CAC Cafes especiales Echarati: Guía breve de roles y responsabilidades para dirigentes, gerencia, consejos y comités.
• Avance de Formatos de gestión: formatos de actas, matriz de seguimiento, modelos de reportes a bases.
• Para CAC Aguilayoc: Avance de Manual de Gobernanza Aguilayoc: Incluye Matriz RACI, perfil de funciones de cada consejo y check list mensual para Vigilancia.

Producto N°3:

• Para CAC José Olaya: avance del plan estratégico institucional. 2026-2029
• Para CAC Cafes especiales Echarati: Avance de Formatos de gestión.
• Avance de Hoja de ruta cooperativa 2026, con acciones priorizadas en gobernanza, comunicación interna, participación de la mujer y jóvenes y fortalecimiento gradual de la cadena de valor del café. Propuesta de calendario de reuniones, comunicación y rendición de cuentas con las bases.
• Para CAC Aguilayoc: Manual de Gobernanza Aguilayoc.
• Carpeta digital editable: Formatos de convocatoria, acta corta, solicitud de información de socio, documentos básicos que dirigentes deben manejar en las sesiones, y ficha de lectura de EEFF para no contadores.

Producto N°4:

• Para CAC José Olaya: Plan Estratégico Institucional (PEI) 2026-2029. Deberá ser un documento ejecutivo (máximo 25 páginas) cocreado y validado con la directiva, que incluya la matriz FODA, visión, misión, objetivos estratégicos, indicadores.
• Resumen ejecutivo gráfico (máximo 4 páginas). Para presentaciones en asambleas o entidades financieras.
• Para CAC Cafes especiales Echarati: Hoja de ruta cooperativa 2026-2027
• Formatos de gestión: formatos de actas, matriz de seguimiento, modelos de reportes a bases.
• Para CAC Aguilayoc: Plan de Comunicación Interna de 1 página: Con calendario de 3 asambleas descentralizadas 2026, responsables por base y modelo de boletín.
• Acta de Reactivación y Plan de Trabajo del Comité de la Mujer: Con presupuesto, meta comercial y lideresas designadas.
• Informe final: Un resumen ejecutivo de los indicadores de impacto logrados durante la consultoría, los acuerdos consolidados y actas de validación firmadas por las tres cooperativas.