Experto/a en gestión institucional de proyectos Bogotá, D.C. - Colombia

Objetivo de la posición:

Garantizar la adecuada implementación técnica y la ejecución financiera de los proyectos, mediante la aplicación de metodologías y sistemas de gestión eficientes, que aseguren el cumplimiento de los compromisos adquiridos con las distintas fuentes de financiación y con la normativa interna de la Organización. El rol también contribuirá a la sostenibilidad financiera institucional, a la optimización del uso de los recursos durante todo el ciclo de vida de los proyectos y al fortalecimiento de las capacidades de los equipos, así como a la identificación, gestión y escalamiento de oportunidades de financiación externa mediante una articulación efectiva con actores estratégicos y donantes.

Principales responsabilidades:

Formulación y viabilidad de proyectos de financiación externa:

• Participar activamente en el diseño y formulación de proyectos, incluyendo la revisión y validación de los presupuestos financieros, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos de captación de fondos externos.
• Garantizar que los proyectos sean financieramente viables y autosostenibles, tanto durante su ejecución como en términos de sostenibilidad organizacional a largo plazo.
• Verificar que los presupuestos cumplan con los estándares técnicos requeridos y que respondan de forma realista a los objetivos y actividades planteadas.
• Asegurar que los presupuestos cumplan con los estándares técnicos, límites y normativas específicas de los distintos donantes y fuentes de financiación.
• Revisar el cumplimiento de las políticas internas de Ayuda en Acción, especialmente en lo relativo a la recuperación de costes y a la sostenibilidad financiera institucional.
• Contribuir al logro de los objetivos institucionales de captación y escalamiento de fondos externos.

Planificación y metodologías en el arranque de proyectos

• Garantizar un inicio adecuado de los proyectos, en tiempo y forma, conforme a los estándares internos de la Organización y de los financiadores.
• Proponer y asegurar la aplicación de normativas internas y externas desde el inicio del proyecto.
• Apoyar al Programa Nacional en la contratación del personal clave del proyecto (coordinador/a y administrador/a, expertos).
• Definir herramientas, formatos, metodologías y plazos para las distintas fases del ciclo del proyecto.
• Elaborar la planificación anual de actividades e hitos por proyecto y financiador.
• Coordinar con los equipos País, el arranque y planificación del seguimiento de los proyectos.
• Fortalecer las capacidades técnicas y financieras de los equipos del Programa Nacional y de entidades socias.

Seguimiento técnico-financiero y control de calidad:

• Apoyar la preparación y revisión de informes financieros y operativos dirigidos a los donantes, asegurando su calidad, coherencia y cumplimiento de plazos.
• Coordinar con el área de MEAL el seguimiento a indicadores clave de desempeño de los proyectos.
• Participar en procesos de reformulación o modificaciones sustanciales de los proyectos.

Rendición de cuentas y reporte a financiadores

• Garantizar que los reportes técnicos y financieros cumplan con las normativas externas e internas, minimizando riesgos de devolución de fondos.
• Supervisar que la información enviada a donantes y aliados cumpla con los estándares de calidad requeridos.
• Coordinar la elaboración y revisión de informes periódicos y finales.
• Ser punto focal de comunicación con la sede para informar avance de proyectos, evidenciar riesgos, apoyar el envío de fondos e informar sobre previsiones de cierres.
• Proponer y sistematizar medidas de optimización del uso de recursos financieros.
• Reducir riesgos financieros, administrativos y reputacionales asociados a la gestión de proyectos.

Auditorías, Due Diligence y Compliance:

• Realizar controles internos preventivos sobre el cumplimiento de normativa del financiador, los procedimientos internos y los procesos de Due Diligence.
• Coordinar procesos de auditoría y evaluación externas, garantizando una adecuada preparación y respuesta institucional.
• Dar seguimiento a los hallazgos de auditoría, incluyendo la elaboración y ejecución de planes de mejora en coordinación con el área de Compliance.

Relaciones institucionales:

• Participar en espacios de coordinación interinstitucional cuando sea requerido, en el marco de la gestión de los proyectos.
• Cualquier otra función que la Dirección País y/o su delegado le asignen, así como cualquier otra actividad inherente al puesto de trabajo.