Consultoria para la contratación de un especialista para la actualización de manual operativo de procesos y procedimientos para el programa nacional - Honduras


  • Posición: Especialista
  • Departamento: P: Soporte
  • Ubicación: Distrito Central (Honduras)
  • Tipo de Contrato: Contrato de obra y servicio
  • Jornada laboral: Jornada completa
  • Sector: Sector público y ONGs
  • Vacantes: 1
  • Disciplina: Gestión
  • Modalidad de trabajo: Presencial

Ayuda en Acción (Consultoría)

Descripción de la oferta

Introducción 

La Fundación Ayuda en Acción, en adelante “la Fundación” es una organización privada de naturaleza fundacional constituida en España, con personalidad jurídica propia, que carece de ánimo de lucro y tiene su patrimonio afectado de modo duradero a la realización de fines de interés general.

El fin de la Fundación, según el artículo sexto de sus Estatutos, es: “La promoción y colaboración en acciones de solidaridad, de cooperación al desarrollo y de bienestar social en general y de servicios asistenciales y sociales, con especial atención a colectivos y a personas en situación de vulnerabilidad, exclusión social, pobreza y desigualdad, con especial énfasis en la infancia”.

El cumplimiento de los fines propios de la Fundación se materializa en la realización de proyectos de desarrollo integral en las comunidades más desfavorecidas y en proyectos de bienestar social gracias a las aportaciones de socios y donantes, así como a otras donaciones públicas y privadas de personas físicas y jurídicas.

 

Objetivo de la contratación:

 El objetivo principal de la consultoría es actualizar el Manual Operativo del Programa Nacional (en adelante MOP) de la Fundación Ayuda en Acción en Honduras. Así mismo al momento de la revisión del actual MOP, el consultor deberá proponer, construir y diagramar, en conjunto con cada área de gestión de la Oficina Nacional (en adelante ON), una serie de mejoras que se podrían plasmar en nuevos procesos y procedimientos.

 

Alcance de la consultoría

Para el logro de este objetivo, (el) la especialista realizará las siguientes actividades:

Revisión y Análisis Inicial del actual MOP:

  • Realizar una revisión exhaustiva del marco normativo de La Fundación, así como los procesos, procedimientos y prácticas del actual MOP, con el propósito de identificar puntos de mejoras, así mismo, agregar aquellas buenas prácticas que no están escritas. También deberá desarrollar los aspectos ya identificados aquí descritos, en el apartado “C” “Propuestas de Mejora”.
  • Diagramar el 100% de los procesos y procedimientos escritos en el MOP.

 

Colaboración Interdepartamental:

  • Trabajar en estrecha colaboración con las distintas áreas de La Fundación para recoger información relevante y garantizar la interrelación de los procesos y la integralidad del MOP.
  • Facilitar reuniones y talleres con los colaboradores (personal técnico y administrativo) para validar y ajustar los procesos y procedimientos a la operatividad.
  • Durante el avance de la consultoría, realizar consensos con el personal dueño de cada proceso y luego con el personal relacionado, con el fin de que los cambios/propuestas de mejora surjan de ellos en primera instancia y en segunda instancia que sea validados por el consultor en base a su experiencia y conocimiento.

Propuesta de Mejoras:

  • Incorporar diagramas de flujo y esquemas visuales: Añadir diagramas de flujo que muestren las etapas, responsables y decisiones clave en cada proceso; esto facilitará la comprensión rápida y precisa, permitiendo que todos los actores tengan una visión clara del ciclo completo.
  • Especificar procedimientos paso a paso: Detallar las actividades, responsables, tiempos, documentos que lo componen y herramientas necesarias para cada proceso, en particular en áreas críticas como planificación de actividades y presupuestos, compras, y contrataciones, evaluación, seguimiento y gestión de riesgos, entre otros, con el objetivo de evitar interpretaciones ambiguas y asegurar una ejecución uniforme.
  • Clarificar roles y responsabilidades: Definir con precisión quién realiza cada actividad, en qué momento y bajo qué criterio, mediante matrices de responsabilidades o esquemas, para fortalecer la asignación de tareas y reducir confusiones.
  • Uniformizar la terminología técnica: Crear un glosario de términos y definiciones clave para que todos los actores tengan una referencia común, reduciendo ambigüedades y mejorando la comunicación interna.
  • Transferencias a socios locales: hay que desarrollar en anexo las guías especificas cuando se trate de socios locales como ONGs con capacidad técnica y administrativa, socios locales más pequeños con o sin personería jurídica, entre otros.
  • Incorporar el diseño de procedimientos específicos a ser indicados:

 

RRHH: Diseño de los siguientes procedimientos de contratación de personal:

  • Diseñar un proceso diagramado de contratación de personal.
  • Diseñar un proceso diagramado de inducción y reinducción de personal.
  • Diseñar un proceso diagramado de evaluación de personal.
  • Diseñar un proceso diagramado de bajas de personal.

 

Diseño de procedimientos de Formulaciones:

  • Procedimiento de Recuperación de costos: explicar los criterios según la categoría del gasto.
  • Procedimiento de planificación y presupuestación de proyectos y respectiva integración en el programa Octavia.

 

Procesos contables. Diseño de un procedimiento del manejo de la contrapartida de FFRR de los proyectos cofinanciados, el cual permita la imputación contable por cada solicitud de desembolso.

 

Monitoreo y Seguimiento:

Diseño de procedimiento y responsabilidades en CAPTUDATA.  - Monitoreo, Seguimiento y Aprendizajes: Actualizar en base al sistema CaptuData.

 

Diseño de un procedimiento de gestión de subvenciones/ayuda financiera a terceros.

 

Auditorías de proyectos: Procedimentar las distintas fases de tareas y responsabilidades entre la administración de proyecto y la gerencia de soporte/ financiera.

 

Procedimental aspectos de Tesorería:

  • Determinar fechas de solicitudes de pagos en banca en línea, y el proceso a seguir para hacer una transacción desde los proyectos.
  • Definir una lista de documentos mínimos para solicitar un pago de manera correcta.
  • Definir proceso de regularización de comisiones bancarias cobradas en comercios no bancarios.

 

Diseñar un procedimiento sobre la Gestión de activos:

Agregar y/o actualizar un epígrafe sobre el manejo y control de los activos del Programa Nacional.

 

Diseñar procedimiento sobre elaboración del Presupuestos Programa Nacional.

  • Diseño y formulación de presupuestos anuales. Determinar con claridad roles y responsables.
  • Elaboración de PAC y Previsiones de cierre. Determinar con claridad roles y responsables.
  • Diseñar un proceso diagramado de análisis de presupuesto globales cada trimestre así mismo, determinar metodologías de seguimiento a la planificación y ejecución anual del presupuesto.

 

 Descripción de Productos

Etapa N. 1

  • Plan de trabajo a la firma de contrato : Una semana
  • Diagnóstico y mapa global del MOP construido mediante entrevistas: Tres semanas
  • Identificación de procesos y procedimientos que se deben actualizar y los nuevos a incluir en el MOP: Cuatro Semanas

Etapa N. 2

  • Manual Operativo de la Fundación actualizado a conformidad : Siete semanas.
  • Socialización del nuevo MOP: Siete semanas

 

Requisitos

Perfil del consultor

  • Licenciado/Ingeniero industrial, en Logística/Administrador, Contador o cualquier otro de la rama de Economía y/o derecho público.
  • Maestría Gestión de Proyectos/ de Sistemas de Información/Gestión de organizaciones del tercer sector o equivalente.
  • Conocimientos concretos sobre la Gestión por Procesos o equivalente.

 

Conocimientos/Habilidades

  • Experiencia demostrable en la prestación de estos servicios de reingeniería de procesos en otras instituciones/empresas.
  • Experiencia comprobable en la documentación de procesos en mínimamente tres (3) empresas que puede ser tanto en el sector público como en el sector privado.
  • Deseable experiencia en la gestión y medición de diagnósticos empresariales, con especial enfoque en organizaciones del tercer sector, medición de procesos de ser posible tanto en el sector público como en el sector privado.

 

Responsabilidades y requisitos del consultor

El consultor será responsable de verificar el cumplimiento de las condiciones antes establecidas como “actividades” a realizar dentro de las mismas las siguientes “responsabilidades” que incluyen:

  • Coordinación con el/la Enlace para las mesas de trabajo personal técnico y administrativo tratando de ser eficientes con los tiempos de reuniones con el personal.
  • A la firma del contrato, el consultor deberá presentar un cronograma de actividades detallando las fechas y productos.
  • Diseñar herramientas y en la medida de lo posible aportar mejoras acorde la dinámica de La Fundación,
  • Durante el avance de la consultoría, realizar consensos con el personal dueño del proceso y luego con el personal relacionado, con el fin de que los cambios/ propuestas de mejora surjan de los mismos actores del proceso en primera instancia.
  • Entrega de los productos descritos en el tiempo establecido en el cronograma que contempla un total consta de doce semanas distribuidos de la siguiente forma:

 

Calendario de la contratación

La contratación estará sujeta a las siguientes condiciones:

  • Duración: Se firmará un contrato por tres meses (12 semanas), dando inicio a partir de la fecha de firma del contrato.

 

Sede de la consultoría

  • Con sede en Tegucigalpa y el/la consultor (ra), deberá desplazarse para atender reuniones relacionadas con el desarrollo de la consultoría a las oficinas de La Fundación Ayuda en Acción específicamente ubicado en el Centro Comercial Plaza Criolla entre los locales 302 y 303, Boulevard Morazán, ciudad de Tegucigalpa, Honduras.

 

Supervisión del trabajo

  • El trabajo se desarrollará con la supervisión de la Gerencia de Administración del Programa Nacional de Honduras, quien actuará como enlace entre el (la) Especialista y el equipo de colaboradores.

 

Preguntas y respuestas

Todas las preguntas y respuestas serán canalizadas a través del correo adquisiciones_honduras@ayudaenaccion.org:

  • Fecha máxima para realizar preguntas o aclaraciones de los TDR: 25 de septiembre 2025.
  • Fecha máxima de respuesta a preguntas o aclaraciones: 30 de septiembre del 2025.
  • Fecha máxima para recepción de ofertas: 01 de octubre del 2025.
  • Fecha máxima para adjudicación: 10 de octubre del 2025.

 

Presentación de la oferta

Los interesados deberán ingresar a la siguiente dirección https://ayudaenaccion.org/equipo/unete/, a “ver ofertas de consultoría” y aplicar en la opción con el nombre de la consultoría arriba en mención, para poder remitir sus propuestas técnicas y económicas, deben adjuntarse en el momento de inscripción, al final del formulario pueden encontrar el apartado "DOCUMENTOS - Añadir más archivos", es importante añadirlos para ser tomados en cuenta en el proceso. Las ofertas deberán ser enviadas el día 01 de Octubre de 2025 a las 11:59 p.m.

 

Contenido de las ofertas:

Oferta Económica:

  • Desglosar honorarios profesionales,
  • Copia de Identidad
  • Copia de RTN
  • Copia de factura/recibo CAI
  • Constancia de pagos a cuenta vigente. (De contar con ella)

 

Oferta Técnica:

  • Carta de presentación con un resumen sobre la experiencia alcanzada en este tipo de trabajo y temática (máximo una Hoja).
  • La propuesta técnica deberá recoger el alcance del trabajo a realizar descritos en alcances de la consultoría, la metodología que se aplicará, el plan de trabajo y el cronograma detallado de actividades.
  • Hoja de Vida donde se observe claramente la experiencia en documentación/reingeniería de procesos/sistemas de gestión/sistematización de procesos o equivalentes fotocopia de sus respectivas acreditaciones (diplomas, títulos y/o constancias, etc.).
  • Una constancias o referencias de trabajos anteriores.

 

Selección del proveedor

Se realizará teniendo en cuenta: Superar todos los criterios recogidos en el “Cuestionario de homologación”, adjuntos en el Anexo 1 y que forma parte de nuestra “Política de compras”. Cabe mencionar que este punto es excluyente, de forma que en caso de no superarlo, el proveedor no será considerado apto para la baremación que resulte en base a los siguientes criterios:

 

La selección será comunicada a más tardar el 10 de Octubre de 2025,

Fecha límite de postulación: 01 de Octubre de 2025, a las 11:59 pm las aplicaciones fuera de esta fecha y hora, no serán tomadas en cuenta.

 

Forma de pago

  • Primer pago del 20% contra la entrega del primer producto recibido a satisfacción de la Fundación.
  • Segundo pago del 40% contra entrega del segundo y tercer producto recibido a satisfacción de la Fundación.
  • Tercer y último pago del 40% contra entrega del cuarto y quinto producto recibido a satisfacción de la Fundación.

La aprobación del manual operativo recae sobre el Director País, oídos los diferentes sectores que forman parte de la estructura organización: Soporte, Programas, Gestión Financiera y Recursos Humanos, quien aceptará el producto final siempre que los dueños del proceso emitan su conformidad a los mismos.

El pago se realizará hasta 30 días posterior a la emisión de la factura mediante transferencia bancaria con acreditación directa a una cuenta de banco a nombre del consultor. No se realiza pagos a terceros.

 

Seguro de vida y médico

El consultor o consultora deberá contar con su respectivo seguro de vida y seguro médico vigente, ya que el contratante no se hará responsable por ningún accidente o gasto médico que ocurra en el desempeño de la Consultoría.

 

Condiciones de la contratación

Únicamente se aceptaran propuestas remitidas por consultores individuales, la Fundación Ayuda en Acción contratará al consultor o consultora con una relación no laboral, la relación contractual se define como una Consultoría de Servicios Técnicos, en tal sentido La Fundación Ayuda en Acción se limitará a pagar exclusivamente lo que corresponde a los honorarios pactados, no pagará pasivos laborales y otros derechos.

Con el fin de garantizar entornos libres de explotación y abusos sexuales el proveedor/a y todos/as sus empleados/as deberán:

  • Adherirse al Código de conducta y las políticas relacionadas con la PEAS.
  • Supervisar las conductas por parte su(s) empleados(as) durante la prestación del servicio, promoviendo la protección de la población beneficiaria involucrada frente a la explotación y los abusos sexuales - PEAS.
  • Comunicar a la Fundación Ayuda en Acción sobre posibles casos de explotación y abusos sexuales que puedan darse en el territorio durante la prestación del servicio.
  • Participar en investigaciones de denuncias de explotación y abusos sexuales, en el caso de que aplique. 

En todos los procesos de selección se tendrá en cuenta el criterio de NO discriminación por sexo, raza, color de piel, religión, ideas políticas, origen social, orientación sexual, edad, etc, proporcionando un proceso transparente y de igualdad de oportunidades para todxs lxs candidatxs, tal y como afirma nuestro Código de Conducta. “Tratando a todas las personas con respeto y rechazando cualquier tipo de acoso, discriminación, intimidación, explotación o cualquier otra actuación en contra de los Derechos Humanos.”

 


  • Posición: Especialista
  • Departamento: P: Soporte
  • Ubicación: Distrito Central (Honduras)
  • Tipo de Contrato: Contrato de obra y servicio
  • Jornada laboral: Jornada completa
  • Sector: Sector público y ONGs
  • Vacantes: 1
  • Disciplina: Gestión
  • Modalidad de trabajo: Presencial