Asistente financiero/a administrativo/a – Villamontes, Tarija

Objetivo de la posición:

El/la Asistente Financiero(a) Administrativo(a) realiza procesos de soporte administrativos, financieros, logísticos y presupuestarios con el fin de apoyar a la administración y ejecución de recursos de Fondos Regulares y Cofinanciados de Ayuda en Acción en la Región correspondiente para el eficiente cumplimiento de las etapas de implementación y seguimiento de los programas y proyectos.

Principales responsabilidades:

• Asegurar que las actividades y el personal de la región cuente con el soporte administrativo - financiero y los servicios requeridos según la planificación.
• Apoyar en la planificación y gestión de reportaje de ejecución presupuestaria de las regiones a su cargo garantizando el cumplimiento de obligaciones sociales y tributarias.
• Analizar y hacer seguimiento, juntamente con el Coordinador territorial, de la ejecución presupuestaria dentro de los parámetros definidos por la organización e informar si se presentaran, desviaciones sobre la planificación inicial y proponer medidas correctivas, juntamente con el técnico responsable del proyecto
• Elaborar informes financieros mensuales y a requerimiento según los formatos y las normas establecidas por el financiador y por Ayuda en Acción tanto para fondos regulares como para fondos cofinanciados de ejecución directa y co-ejecución.
• Apoyar en la entrega de información de las auditorías internas y externas de todas las fuentes de financiación y coordinar con el/la Coordinador/a de Gestión Financiera la participación y documentación a aportar en auditorias de proyectos
• Realizar la administración financiera contable de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados con calidad y oportunamente según las normas institucionales, nacionales y de los financiadores.
• Ejecutar la gestión logística de las regiones a su cargo, gestión de reservas de viajes y hospedajes de visitantes de la organización; gestión de mantenimiento de equipos informáticos, software y hardware, mantenimiento de vehículos, pago de servicios básicos.
• Elaborar los reportes de altas, bajas y mantenimiento de activos en coordinación con Servicios Generales y el Contador General de la oficina nacional.
• Mantener los archivos físicos y digitales correspondientes a los procesos de gestión de cada de las regiones a su cargo, en coordinación con el Coordinador de Soporte de la Oficina Nacional.
• Elaborar, dar seguimiento y actualizar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de su región con base a la Planificación operativa y la ejecución técnica.
• Revisar las rendiciones de gastos del personal de la región, entregar documentación completa y apoyar al contador general en el mantenimiento y actualización del archivo contable.
• Elaborar los procesos de adquisiciones, administrativos y logísticos de las regiones a su cargo
• Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos de proveedores y costes unitarios en coordinación con Servicios Generales
• Realizar viajes, en base a la planificación, a la Región del Chaco (Potosí, Chuquisaca, Tarija) para el seguimiento y control financiero – presupuestario
• Realizar las Auditorías de Riesgo Fondos Regulares y Pre – Auditorías de los Co – Financiados de los socios locales en la región a su cargo.
• Apoyar en las actividades administrativas financieras, contables, presupuestarias y otros relacionados con el Coordinador de Gestión Financiera.