Apoyo Administrativo de Proyectos - Upala, Costa Rica

Objetivo de la posición:

Apoyo en la gestión administrativa-financiera de acciones desarrolladas por Fundación Ayuda en Acción (AeA) en Costa Rica, según normas y procedimientos locales, internacionales, donantes y conforme las políticas y procedimientos de AeA.

Principales responsabilidades:

Gestión Presupuestaria y Financiera

• Cumplimiento de las normas, procedimientos y prácticas de gestión presupuestaria establecidas por los donantes.
• Planificación presupuestaria durante la fase de implementación de  los proyectos.
• Ejecución del presupuesto de acciones implementadas por AeA.
• Cumplimiento de la legislación del país.

Gestión de procesos de compra

• Elaborar/actualizar plan de compras por proyecto.
• Desarrollar los procesos de compra de proyectos, tanto de suministros como de servicios y trabajos (licitaciones, cotizaciones, elaboración de contratos, etc.), conforme a normas y procedimientos indicadas por AeA y sus donantes.

Gestión Contable

• La gestión contable del proyecto (por ej. imputación de gastos) según requisitos, normas, procedimientos y prácticas administrativas y contables establecidas por los donantes.
• Asegurar que los soportes de gastos cumplan con las reglas y normas de los donantes y la legislación nacional correspondiente.

Gestión de Tesorería

• Gestión de tesorería de proyecto (cuentas bancarias y cajas), con base a los criterios contables de los donantes, AeA y de la legislación correspondiente, específicamente:  
• Gestiones bancarias del proyecto tales como revisión de estados de cuentas, etc.
• Gestión de cajas y bancos del proyecto (revisar los libros de cajas / arqueos de cajas y bancos aleatorios, etc.).
• Verificar mensualmente saldos de tesorería y conciliaciones bancarias.
• Aplicar las políticas y herramientas de control para la seguridad del dinero circulante.

Gestión Tributaria y Legal

• Asesora al equipo técnico del proyecto en el cumplimiento de obligaciones tributarias y legales que genera el proyecto ante las autoridades nacionales correspondientes acorde a la normativa de los donantes.

Gestión de Recursos Humanos

• Apoya en procesos de gestión administrativa del personal de proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por los donantes.

Auditorias u otras instancias de control

• Apoya en la preparación e implementación de eventuales auditorías internas o externas.
• Colabora con la información y documentación que sea requerida por cualquier instancia de control tanto interna como externa.

Otros

• Apoyo logístico en la implementación de actividades en terreno.
• Participar en las reuniones de gestión y supervisión del proyecto.
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo de los proyectos.
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.
• Participar, promover y supervisar los procesos de rendición de cuenta social.