Asistente Financiero/a Administrativo/a - La Paz

Ayuda en Acción, está implementando, desde el 2020, el proyecto de Cadenas de valor sostenibles cuyo enfoque y lineamientos están enmarcados en el Modelo Económico Social Comunitario Productivo (PDES) 2021-2025 del Estado Plurinacional de Bolivia propone, y enlazados con los lineamientos programáticos e institucionales de Ayuda en Acción, los cuales se enmarcan sólidamente con la Agenda 2030 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Los programas de largo plazo son: Generamos oportunidades.

Ayuda en Acción busca la implementación de modelos que aporten mayor impacto, sostenibilidad y escala a de intervenciones con participación del sector privado. Es por ello que, implementará un proyecto “Prácticas económicas sostenibles promueven la transición verde de MIPYMES con modelos de negocios de triple impacto en el Cono Sur de Bolivia” con financiamiento de AL INVEST Verde junto a CO-SOLICITANTES CAINCO Chuquisaca, CAINCOTAR y CNI.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente Financiero(a) Administrativo(a) realiza procesos de soporte administrativos, financieros, logísticos y presupuestarios con el fin de apoyar a la administración y ejecución de recursos de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados de Ayuda en Acción correspondiente para el eficiente cumplimiento de las etapas de implementación y seguimiento del proyecto de AL INVEST VERDE.

Principales responsabilidades:

• Asegurar que las actividades y el personal del proyecto cuenten con el soporte administrativo - financiero y los servicios requeridos según la planificación.
• Apoyar en la planificación y gestión de reportaje de ejecución presupuestaria del SOLICITANTE y CO-SOLICITANTES a su cargo garantizando el cumplimiento de obligaciones sociales y tributarias.
• Analizar y hacer seguimiento, conjuntamente con la Coordinación del Proyecto, de la ejecución presupuestaria dentro de los parámetros definidos por la organización e informar si se presentaran, desviaciones sobre la planificación inicial y proponer medidas correctivas, juntamente con los CO-SOLICITANTES del proyecto.
• Elaborar informes financieros mensuales y a requerimiento según los formatos y las normas establecidas por la AUTORIDAD CONTRATANTE y por Ayuda en Acción tanto para fondos regulares como para fondos cofinanciados de ejecución directa y co-ejecución de CO-SOLICITANTES.
• Apoyar en la entrega de información de las auditorías internas y externas de todas las fuentes de financiación y coordinar con el/la Coordinador/a de Gestión Financiera la participación y documentación a aportar en auditorias de proyectos.
• Realizar la administración financiera de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados con calidad y oportunamente según las normas institucionales, nacionales y de los financiadores.
• Ejecutar la gestión logística de las acciones a su cargo, gestión de reservas de viajes y hospedajes de visitantes de la organización; gestión de mantenimiento de equipos informáticos, software y hardware, mantenimiento de vehículos, pago de servicios básicos en el marco del proyecto.
• Elaborar los reportes de altas, bajas y mantenimiento de activos en coordinación con la Coordinación de Soporte de la oficina nacional.
• Mantener los archivos físicos y digitales correspondientes a los procesos del proyecto, en coordinación con el Coordinador de Soporte de la Oficina Nacional.
• Elaborar, dar seguimiento y actualizar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del proyecto con base a la Planificación operativa y la ejecución técnica.
• Revisar las rendiciones de gastos del personal del Proyecto, entregar documentación completa y apoyar al contador general en el mantenimiento y actualización del archivo contable.
• Elaborar los procesos de adquisiciones, administrativos y logísticos del proyecto.
• Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos de proveedores y costes unitarios en coordinación con la Coordinación de Soporte de la organización.
• Realizar viajes, en base a la planificación, a la Región de los Valles (Chuquisaca, Potosí, Valles Inter Andinas), Región del Chaco (Chuquisaca y Tarija), Región de la Amazonía (Beni) y La Paz para el seguimiento y control financiero – presupuestario.
• Realizar las Auditorías de Riesgo de los socios que forman parte del consorcio que implementan el proyecto asegurando que se cuente con todos los documentos de respaldo y se cumplan las normas del financiador.
• Dar asesoramiento a los responsables financieros de los miembros del consorcio que forman parte de la ejecución del proyecto
• Registrar la información financiera y los documentos de respaldo en el sistema del financiador.
• Cumplir con otras tareas que se le asignen en el marco de la gestión administrativa y financiera del proyecto.