Asistente Financiero/a Administrativo/a - La Paz

ASISTENTE FINANCIERO(A) ADMINISTRATIVO(A)

PROYECTO AAGIL

Ayuda en Acción, está implementando, desde el 2020, el Proyecto Cadenas de Valor Sostenible cuyo enfoque y lineamientos están enmarcados en el Modelo Económico Social Comunitario Productivo (PDES) 2021-2025 del Estado Plurinacional de Bolivia, y enlazado con los lineamientos programáticos e institucionales de Ayuda en Acción, los cuales se enmarcan sólidamente con la Agenda 2030 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Programas de largo plazo: Generamos oportunidades.

Ayuda en Acción busca la implementación de modelos que aporten mayor impacto, sostenibilidad y escala de intervenciones con participación del sector privado. Es por ello que, implementará un proyecto “Alternativas Agroecológicas de Gestión Inteligente Local en los Yungas y Norte de La Paz” con financiamiento de la Unión Europea junto a CO-SOLICITANTES FUNDECOR, PROINPA, y NATURA.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente Financiero(a) Administrativo(a) realiza procesos de soporte administrativos, financieros, logísticos y presupuestarios con el fin de apoyar a la administración y ejecución de recursos de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados de Ayuda en Acción correspondiente para el eficiente cumplimiento de las etapas de implementación y seguimiento del proyecto.

Principales responsabilidades:

• Asegurar que las actividades y el personal del proyecto cuenten con el soporte administrativo - financiero y los servicios requeridos según la planificación.
• Apoyar en la planificación y gestión de reportaje de ejecución presupuestaria del SOLICITANTE y CO-SOLICITANTES a su cargo garantizando el cumplimiento de obligaciones sociales y tributarias.
• Analizar y hacer seguimiento, conjuntamente con la Coordinación del Proyecto, de la ejecución presupuestaria dentro de los parámetros definidos por la organización e informar si se presentaran, desviaciones sobre la planificación inicial y proponer medidas correctivas, juntamente con los CO-SOLICITANTES del proyecto.
• Elaborar informes financieros mensuales y a requerimiento según los formatos y las normas establecidas por la AUTORIDAD CONTRATANTE y por Ayuda en Acción tanto para fondos regulares como para fondos cofinanciados de ejecución directa y co-ejecución de CO-SOLICITANTES.
• Apoyar en la entrega de información de las auditorías internas y externas de todas las fuentes de financiación y coordinar con el/la Coordinador/a de Gestión Financiera la participación y documentación a aportar en auditorias de proyectos.
• Realizar la administración financiera de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados con calidad y oportunamente según las normas institucionales, nacionales y de los financiadores.
• Ejecutar la gestión logística de las acciones a su cargo, gestión de reservas de viajes y hospedajes de visitantes de la organización; gestión de mantenimiento de equipos informáticos, software y hardware, mantenimiento de vehículos, pago de servicios básicos en el marco del proyecto.
• Elaborar los reportes de altas, bajas y mantenimiento de activos en coordinación con la Coordinación de Soporte de la Oficina Nacional.
• Mantener los archivos físicos y digitales correspondientes a los procesos del proyecto, en coordinación con el Coordinador de Soporte de la Oficina Nacional.
• Elaborar, dar seguimiento y actualizar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del proyecto con base a la Planificación operativa y la ejecución técnica.
• Revisar las rendiciones de gastos del personal del Proyecto, entregar documentación completa y apoyar al Contador General en el mantenimiento y actualización del archivo contable.
• Elaborar los procesos de adquisiciones, administrativos y logísticos del proyecto.
• Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos de proveedores y costes unitarios en coordinación con la Coordinación de Soporte de la organización.
• Realizar viajes, en base a la planificación para el seguimiento y control financiero – presupuestario.
• Realizar las Auditorías de Riesgo de los socios que forman parte del consorcio que implementan el proyecto asegurando que se cuente con todos los documentos de respaldo y se cumplan las normas del financiador.
• Dar asesoramiento a los responsables financieros de los miembros del consorcio que forman parte de la ejecución del proyecto
• Registrar la información financiera y los documentos de respaldo en el sistema del financiador.
• Cumplir con otras tareas que se le asignen en el marco de la gestión administrativa y financiera del proyecto.