Asistente Administrativo/a Financiero/a - Tupiza, Bolivia

PROYECTO “Mujeres, jóvenes y Organizaciones de la sociedad civil (OSC) por una Bolivia democrática, equitativa e intercultural”

Ayuda en Acción, está implementando, desde el 2020, el programa Protegemos contra la violencia y la intolerancia cuyo enfoque y lineamientos están enmarcados en el Modelo Económico Social Comunitario Productivo (PDES) 2021-2025 del Estado Plurinacional de Bolivia y enlazados con los lineamientos programáticos e institucionales de Ayuda en Acción, los cuales se enmarcan sólidamente con la Agenda 2030 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

Ayuda en Acción busca la implementación de modelos que aporten mayor impacto, sostenibilidad y escala de intervenciones con participación del sector privado. Es por ello que, implementa el proyecto “Mujeres, jóvenes y Organizaciones de la sociedad civil (OSC) por una Bolivia democrática, equitativa e intercultural”, en la región Valles Interandinos con financiamiento de la Unión Europea como parte del consorcio CIPCA - Fundación Ayuda en Acción.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente Financiero(a) Administrativo(a) realiza procesos de soporte administrativos, financieros, logísticos y presupuestarios con el fin de apoyar a la administración y ejecución de recursos de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados de Ayuda en Acción correspondiente para el eficiente cumplimiento de las etapas de implementación y seguimiento del proyecto.

Principales responsabilidades:

• Asegurar que las actividades y el personal del proyecto cuenten con el soporte administrativo - financiero y los servicios requeridos según la planificación.
• Apoyar en la planificación y gestión de reportaje de ejecución presupuestaria del proyecto a su cargo garantizando el cumplimiento de obligaciones sociales y tributarias.
• Analizar y hacer seguimiento, conjuntamente con la Coordinación del Proyecto, de la ejecución presupuestaria dentro de los parámetros definidos por la organización e informar si se presentaran, desviaciones sobre la planificación inicial y proponer medidas correctivas.
• Elaborar informes financieros mensuales y a requerimiento según los formatos y las normas establecidas por la AUTORIDAD CONTRATANTE y por Ayuda en Acción tanto para fondos regulares como para fondos cofinanciados de ejecución directa y co-ejecución (Organizaciones de la Sociedad Civil Emergente – OSCE).
• Apoyar en la entrega de información de las auditorías internas y externas de todas las fuentes de financiación y coordinar con el/la Coordinador/a de Gestión Financiera la participación y documentación a aportar en auditorias de proyectos.
• Realizar la administración financiera de Fondos Regulares y Fondos Cofinanciados con calidad y oportunamente según las normas institucionales, nacionales y de los financiadores.
• Ejecutar la gestión logística de las acciones a su cargo, gestión de reservas de viajes y hospedajes de visitantes de la organización; gestión de mantenimiento de equipos informáticos, software y hardware, mantenimiento de vehículos, pago de servicios básicos en el marco del proyecto.
• Elaborar los reportes de altas, bajas y mantenimiento de activos en coordinación con la Coordinación de Soporte de la Oficina Nacional.
• Mantener los archivos físicos y digitales correspondientes a los procesos del proyecto, en coordinación con el Coordinador de Soporte de la Oficina Nacional.
• Elaborar, dar seguimiento y actualizar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del proyecto con base a la Planificación operativa y la ejecución técnica.
• Revisar las rendiciones de gastos del personal del Proyecto, entregar documentación completa y apoyar al Contador General en el mantenimiento y actualización del archivo contable.
• Elaborar los procesos de adquisiciones, administrativos y logísticos del proyecto.
• Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos de proveedores y costes unitarios en coordinación con la Coordinación de Soporte de la organización.
• Realizar viajes, en base a la planificación para el seguimiento y control financiero – presupuestario.
• Registrar la información financiera y los documentos de respaldo en el sistema del financiador.
• Cumplir con otras tareas que se le asignen en el marco de la gestión administrativa y financiera del proyecto.
• Capacitar, asesorar y dar seguimiento administrativo financiero a las Organizaciones de la Sociedad Civil Emergentes (OSCE), que implementan fondos de Financiamiento de Apoyo a Terceros - AF3.
• Realizar seguimiento in situ, a las OSCE para el cumplimiento y adecuado manejo del Financiamiento de Apoyo a Terceros AF3.