Administrateur - Niger

Objectif du poste :

• Concevoir et mettre en œuvre la stratégie des domaines d'appui, conformément à la stratégie du pays, afin de garantir que le programme national dispose des ressources et des outils nécessaires à la mise en œuvre des programmes, en veillant au respect des réglementations du pays et de l'entreprise, en s'assurant que toutes les ressources financières, humaines et matérielles du projet sont correctement gérées, dans le respect des procédures établies, de la légalité et des systèmes de contrôle en vigueur du programme national.
• Gérer, superviser et assurer la bonne gestion des ressources financières, humaines et administratives, du Bureau et du Programme national, conformément aux principes de transparence, politiques et règlements promus par AeA, en assurant la meilleure gestion des actifs de l'entité.
• Collaborer à la réalisation des objectifs de l'Organisation et promouvoir la mise en œuvre et l'exécution des processus institutionnels au Niger, en coordination avec les équipes du siège espagnol et l'équipe du programme pays du Niger dans de différents endroits du travail.

Principales responsabilités :

FINANCES ET TECHNOLOGIE

Objectif : assurer le respect des obligations formelles et fiscales et garantir la disponibilité et la fiabilité des états comptables pour la prise de décision.

• Concevoir des processus de travail basés sur les politiques et procédures de l'entreprise, s'assurer de leur connaissance et de leur application par les équipes.
• Assurer le respect de la planification annuelle, superviser l'exécution du budget, ainsi que les prévisions de clôture annuelle. Coordonner les processus de budgétisation, d'exécution et de contrôle des ressources financières fournies à ActionAid dans le pays.
• Préparer périodiquement les états financiers conformément aux règlements internes d'Ayuda en Acción, ainsi qu'aux règlements juridiques, fiscaux et comptables du pays. Assurer la qualité de l'information comptable.
• Garantir la clôture des comptes, superviser la bonne exécution des processus comptables et administratifs, en respectant les politiques et règlements d'Ayuda en Acción et les délais donnés
• Examiner et s'assurer que les informations financières du pays sont enregistrées en temps voulu et être le dépositaire de toutes les informations administratives et comptables générées par l'administration du bureau de pays, en assurant la gestion de la documentation physique, électronique et du programme de pays.
• Réaliser des audits internes et externes et coordonner avec le coordinateur de la gestion financière la participation et la documentation à fournir lors des audits de projets.
• Identifier les qualifications et apporter les corrections appropriées ; identifier les besoins en matière d'automatisation des processus ou de développement et de mise en œuvre de nouveaux outils ou technologies et les communiquer au département concerné. Veiller à la bonne planification et à la disponibilité des ressources financières nécessaires à la mise en œuvre des processus d'achats et de contrats conduits par le département Logistique, conformément aux procédures de l'organisation
• Participer à l'examen des budgets des propositions à soumettre aux bailleurs de fonds ou conseiller sur les coûts à y inclure en rapport avec leur domaine.
• Négocier des accords avec les banques, surveiller la situation de trésorerie et faire des demandes de paiements ou de fonds nécessaires aux opérations dans le pays.

COHERENCE AVEC LES PROCEDURES/RESPECT DE PROCEDURES Objectif : Assurer la qualité et la mise en œuvre des processus de conformité avec le soutien de l'équipe de conformité de l'entreprise.

• Assurer la mise en œuvre et l'utilisation en temps utile des processus, méthodologies et outils de l'entreprise, ainsi que des politiques internes et des réglementations légales, contribuer à l'identification des améliorations ou adaptations nécessaires de ceux-ci.
• Conseiller les autres secteurs sur les questions juridiques et de conformité, en intégrant les réglementations juridiques et internes dans les processus opérationnels.

CONTRÔLE DE GESTION

Objectif : Contrôler le budget et les finances du pays et assurer la transparence dans l'utilisation des ressources.

• Assurer la mise en œuvre et l'utilisation des processus, des méthodologies et des outils de l'entreprise en temps opportun, et contribuer à l'identification des améliorations ou des adaptations nécessaires de ceux-ci en collaboration et concertation avec les autres départements, notament Logistique et Sécurité.
• Préparer le budget de son domaine en fonction des objectifs du pays et de l'organisation, consolider les budgets des autres domaines fonctionnels du pays et présenter le budget global à la direction du pays, analyser et s'assurer que les paramètres établis sont respectés, contrôler le budget et rendre compte des progrès aux responsables fonctionnels du pays et, globalement, au contrôle de gestion (organisation) et à la direction du pays.
• Participer au développement d'outils technologiques qui intègrent les processus établis et facilitent la consultation et l'analyse de l'information.
• Réaliser des analyses de risque et de rentabilité des investissements, des projets ou des produits ainsi que des partenaires locaux et en faire rapport au responsable.
• Assurer le suivi financier des partenaires locaux pour tous les projets (fonds propres et fonds cofinancés).
• Assumer et régler tous les processus du paiement par rapport au contributions, impôts et taxes vers l’Etat (DGI, DONGAD/DSONG, et autres) et les paiements des obligations pour AeA (contributions OIREN, et autres)
• Reinforcement de la coopération constructive avec les experts finance et budget au siège dans un context iinternational et multiculturel

ADMINISTRATION

Objectif : Assurer la bonne mise en œuvre de l’ONG dans le domaine de l’administration et coordination de processus administratifs en respectant le cadre juridique actuel

• Suivi et coordination des procedures de l’actualisation des documents légal par rapport à l’intervention de Ayuda en Accion comme ONG internationale au Niger (PAT, PME, documentation à délivrer à la DONGAD/Ministère de l’interérieure, DGI et autres)
• Coordination des processus administratifs concernant la mise en œuvre des projets (PME)
• Coordination du contact entre les autorités administratives et la soumise des documents et remplissage des tâches administratives dans le délai légalement donné par l’Etat (DONGAD, Journal Officiel, et autres authorités).
• Coordination des missions de staff (coordination de l’organisation, reservations, coordination de voyage du staff de Niamey et des visiteurs dans l’intérieur du pays avec la logistique et la sécurité)
• Appliquer et mise en œuvre des règlement légales pour une ONG Internationale dans le cadre juridique actuel en matière de travail, de fiscalité et de contrats.

LES RESSOURCES HUMAINES

Objectif : Veiller à ce que tous les besoins en ressources humaines soient satisfaits dans le cadre du programme national.

• Assurer la mise en œuvre des processus, des méthodologies et des critères de l'organisation dans la gestion du personnel du pays ; coordonner et participer aux processus de sélection.
• Donner des conseils sur les questions juridiques/travail et veiller au respect de la législation du travail dans tous les processus afin de s'assurer que les ressources humaines nécessaires sont en place, que les réglementations sont respectées et qu'il existe une proposition de valeur attractive pour les employés.
• Assurer le processus de paie et les paiements correspondants à ce processus, tant aux employés qu'aux organismes légaux, conformément à la législation.
• Archivage et suivi des dossiers RH en respectant le règlement légal et les procedure internes (signatures de déclarations par rapport à la confidentialité, protection des données, compliance et autres)
• Assurer la mise en œuvre des processus correctes et selon le cadre légal concernant la CNSS (Sécurité Social), l’assurance de santé et la ANPE (Agence de Travail Nationalà et L’inspection de Travail et suivi le payements.

LE DÉVELOPPEMENT DES ÉQUIPES ET DES TALENTS

Objectif : Disposer des bonnes ressources humaines et offrir à l'équipe des possibilités de développement et de reconnaissance.

• Dimensionner, avec le responsable, les besoins en ressources humaines (embauches, promotions et licenciements) ; participer à la sélection ; identifier et approuver les besoins en formation interne et externe et traiter la demande d'approbation au responsable.
• Assurer la diffusion des connaissances et la mise en œuvre de méthodologies ou d'outils institutionnels.
• Fixer les objectifs de leur équipe directe, superviser la répartition des objectifs au reste de l'équipe ; évaluer leurs performances ; identifier les personnes clés dans certains domaines et, si nécessaire, les affecter à des projets transversaux nationaux ou internationaux.
• Accompagnez l´équipe directe dans son développement professionnel et dans la résolution des conflits.

Conditions de l'offre :

• Durée du contrat : annuel (renouvelable).
• Horaires de travail : temps plein (40 heures/semaine).
• Centre de travail : Bureau « Ayuda en Accion » à Niamey, quartier Plateau
• Rémunération/Salaire conforme à la politique de rémunération d'Ayuda en Acción.

Dans tous les processus de sélection, nous tiendrons compte des critères de NON-discrimination basée sur le sexe, la race, la couleur de peau, la religion, les idées politiques, l'origine sociale, l'orientation sexuelle, l'âge, etc., en fournissant un processus transparent et d'égalité des chances pour tous les candidats, comme indiqué dans notre code de conduite. "Traiter toutes les personnes avec respect et rejeter tout type de harcèlement, de discrimination, d'intimidation, d'exploitation ou toute autre action contre les Droits de l'Homme".

Chez Ayuda en Acción, nous avons une tolérance zéro pour les comportements liés à l'exploitation sexuelle, à l'abus sexuel et/ou au harcèlement sexuel, c'est pourquoi, conformément à notre politique de protection de l'enfance, nous nous engageons à effectuer une série de vérifications avant l'embauche en demandant des informations aux employeurs précédents par le biais du Misconduct Disclosure Scheme (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org)  dans le cas où lesdits employeurs sont membres de cette plateforme. Par conséquent, en soumettant cette candidature, le candidat accepte et autorise la réalisation de ces vérifications afin de poursuivre le processus de sélection.

En outre, Ayuda en Acción s'engage également à fournir aux autres membres du MDS les informations correspondant à ce type d'événement sur les employés ayant travaillé pour l'organisation. Par conséquent, en présentant cette demande, le candidat accepte et autorise la réalisation de ces vérifications préalables à l'embauche afin de poursuivre le processus de sélection et la conservation de ses données en vue de leur consultation ultérieure par les membres du MDS.

Les informations extraites de cette demande de références seront utilisées de manière privée, confidentielle et interne et ne seront utilisées que pour les processus de sélection d'Ayuda en Acción auxquels le candidat s'est inscrit.

En outre, il sera obligatoire de présenter la "Certification négative du registre central des délinquants sexuels" avant l'incorporation.