Consultoría - Fortalecimiento de capacidades en emprendimiento - Ibarra, Ecuador

Introducción. Datos generales

Ayuda en Acción es una ONG española sin ánimo de lucro fundada el 11 de febrero de 1999. Con más de 40 años de experiencia, promueve un desarrollo sostenible basado en derechos humanos, independencia, transparencia, empatía e innovación. Sus tres pilares son la inclusión socioeconómica, la movilidad humana y la sostenibilidad, enfocados en educación, empleo, asistencia a desplazados y una economía verde. Su valor diferencial es el arraigo, creando oportunidades sostenibles para las personas y sus comunidades.

Ayuda en Acción está gestionando desde junio del 2023 el Convenio “Recuperación socioeconómica justa e incluyente de la población venezolana y de acogida en Ecuador, Perú y Colombia”, financiado por AECID.  El Convenio tiene como objetivo contribuir al ejercicio de derechos y a la integración socioeconómica y cultural entre la población migrante y/o refugiada venezolana y de la comunidad de acogida en Colombia, Ecuador y Perú. La intervención se basa en la lógica del Triple Nexus, centrándose en tres ejes principales: integración económica, protección y cohesión social, y cultura de paz.

Objeto de la contratación

Contratar los servicios profesionales de una persona o equipo consultor para fortalecer y acelerar 120 emprendimientos de la provincia de Imbabura a través del desarrollo de planes de negocio y planes de marketing digital con potencial de aceleramiento, mejorando su propuesta de valor bajo criterios de sostenibilidad ambiental e innovación, y facilitando su acceso a plataformas de comercialización (redes sociales y ferias/mercados), con el fin de impulsar incrementos de ventas (meta ≥ 20%)

Alcance de la contratación

A continuación, se detalla el alcance de la consultoría.

 Población Objetivo:

Personas migrantes y refugiadas, y de la comunidad de acogida, distribuidos así:

• 65% emprendimientos de mujeres
• 50 % Emprendimientos jóvenes
• 45% Emprendimientos de personas adultas
• Hasta un 5% de asociaciones
• 70% de emprendimientos de personas migrantes y/o refugiadas y 30% de personas de la comunidad de acogida

Alcance geográfico:

La consultoría se ejecutará en la provincia de Imbabura, en Ecuador en las zonas de intervención establecidas para el Convenio siendo estas: Ibarra, Otavalo.

Sectores Priorizados:

Belleza, alimentación, agrícolas, turismo y experiencias, manufactura ligera/artesanía, comercio al por menor y servicios.

 Alcance técnico:

Para el desarrollo de esta propuesta técnica, es deseable que el equipo consultor cuente con una plataforma digital de educación, la metodología de capacitación puede ser híbrida (virtual y presencial) además, el equipo consultor deberá garantizar espacios adecuados para la capacitación presencial, realizar mentorías y contar con equipo tecnológicos suficientes, con el fin que los emprendedores desarrollen las herramientas y productos solicitados de esta consultoría.

La propuesta técnica deberá responder a estas tres fases: Diagnóstico y levantamiento de línea base; desarrollo de la capacitación o fortalecimiento del plan de negocio y plan de marketing digital; vinculación comercial y seguimiento, durante la ejecución de las tres fases antes mencionadas se requiere que el equipo consultor realice mentorías uno a uno con los emprendedores/as, para ello es indispensable que construya la metodología de mentoría  y el diseño de bitácora o minuta de cada sesión.

En la primera fase, la consultoría deberá contar con herramientas tecnológicas para diagnosticar, medir la situación actual del emprendimiento y definir la herramienta de evaluación estructurada con el fin de seleccionar a emprendedores/as que ingresaran al proceso de capacitación.  Según criterios de potencial crecimiento y escalabilidad; claridad en la propuesta de valor, promedio de ventas y criterios de sostenibilidad ambiental según la siguiente estructura:

• Situación actual: Descripción breve del negocio, productos/servicios principales, perfil del cliente, propuesta de valor, canales de venta, nivel de digitalización
• Estado financiero/comercial: ventas promedio (3 meses), ticket promedio, capacidad de entrega, costos principales
• Sostenibilidad ambiental: manejo de residuos, energía/agua, insumos sostenibles, empaques, proveedores u otros criterios de sostenibilidad.

Así como la identificación de las siguientes brechas:

• comerciales,
• propuesta de valor,
• en innovación del producto,
• de sostenibilidad,
• digitales,
• administrativas/financieras.

Esta fase será complementada por un diagnóstico sobre habilidades del emprendedor levantado por el equipo técnico de ayuda en acción, la misma información que será entregada previamente al consultor elegido, con toda la información obtenida, tanto por el consultor como la información enviada por AeA. El consultor entregará una línea base de las ventas de los emprendedores seleccionados para la capacitación.

De esta fase, se obtendrán los siguientes productos:

• 120 diagnósticos del estado actual y brechas de los emprendimientos.
• Herramienta de evaluación estructurada con los siguientes criterios: potencial crecimiento y escalabilidad, claridad en propuesta de valor, criterios de sostenibilidad ambiental
• 1 línea base de las ventas, criterios de sostenibilidad ambiental, y posicionamiento en plataformas de comercialización.

En la segunda fase, el desarrollo de la capacitación se debe enfocar en el rediseño o reforzamiento de la propuesta de valor (Productos/servicios, clientes, canales de comercialización integrando criterios de sostenibilidad ambiental e innovación); e integrarla en el plan de negocio. De manera complementaria, se debe diseñar la herramienta para la gestión del libro diario, esta herramienta deberá ser actualizada permanentemente, ya que será un requisito indispensable para la graduación.  El plan de marketing digital estará enfocado en cómo se gestionarán los canales de ventas en línea y su posicionamiento en redes sociales, (creación de contenido: fotos videos cortos storytelling); calendario de pautaje y posteo en redes sociales.

De esta fase se obtendrán los siguientes productos:

• 120 planes de negocio basados en el rediseño o reforzamiento de propuesta de valor
• 120 planes de marketing digital: (creación de contenido: fotos videos cortos storytelling); calendario de pautaje y posteo en redes sociales);

La tercera fase, está definida con la estrategia comercial basada en el sector de la economía de cada emprendimiento, en donde se identifiquen los espacios de participación comercial como ferias, mercados permanentes o temporales donde puedan además visibilizar sus productos, de manera continua dentro o fuera de la provincia. De esta fase se obtendrán los siguientes productos:

• Estrategias de comercialización basadas en los sectores de la economía de las propuestas de valor.

La propuesta técnica debe responder a los siguientes enfoques transversales: la innovación, la sostenibilidad ambiental, género, movilidad humana, discapacidad y juventud. Las metodologías y herramientas que se van a desarrollar en la consultoría deben ser adaptadas partiendo de la metodología de Ayuda en Acción dirigida al aceleramiento de emprendimientos para personas en situación de movilidad humana y en vulnerabilidad, y deben permitir que los emprendimientos puedan ser fortalecidos y acelerados.

Tipología y cuantificación de la población objetivo-esperada

Enfoque metodológico y Actividades:

Para el logro de las expectativas de esta consultoría se desarrollarán las siguientes actividades que explicitan los conceptos y enfoque técnico de la consultoría:

1. Ajustar la metodología y herramientas técnicas de Ayuda en Acción para el fortalecimiento de planes de negocio con potencial de aceleramiento, mejorando su propuesta de valor bajo los criterios de sostenibilidad ambiental e innovación. Estas deberán estar basadas en la necesidad del mercado y el incremento de sus ventas según la actividad económica. Se requiere diseñar estrategias andragógicas por cada uno de los 9 elementos que componen del modelo canvas. De manera complementaria, se deben diseñar pruebas de conocimiento de entrada y de salida, que evalúen conocimientos teóricos y prácticos para sobre aprendizajes obtenidos en el proceso de capacitación. Además, se debe incluir, el diseño, impresión, entrega, uso y la gestión del libro diario dentro del proceso de acompañamiento y fortalecimiento del plan de negocio y plan de marketing digital.

• 1.1. Desarrollar una metodología, preferiblemente plataforma digital, de capacitación, en donde se desarrollen principalmente los siguientes temas: Propuesta de valor y cliente: Diferenciación, empaquetado de ofertas; Sostenibilidad ambiental: circularidad básica, compras responsables, identificación de nuevas materias primas; Innovación y experimentación: Prototipos, pruebas A/B (precio, combos, presentaciones, retroalimentación con clientes). Ayuda en Acción validará el formato de plan de negocio, el cuál debe cumplir con los criterios antes mencionados y con mayor énfasis en la sostenibilidad ambiental e incremento de ventas. Por último, se debe incorporar un segmento de análisis en cada plan de negocio entregado, sobre la necesidad de equipamiento (capital semilla) o financiamiento (acceso a crédito) necesario para el incremento de ventas. Este debe ser diligenciado por equipo consultor teniendo como base el rediseño o ajuste de la propuesta de valor y el equipamiento del /la emprendedora/ra. El mismo que debe ubicarse en un umbral de USD 600 a 800.
• 1.2. Desarrollar una metodología, deseable sea a través de una plataforma digital de capacitación y que cuente con uno o varios módulos para construir el plan de marketing, adaptado a su actividad económica y ligado a los objetivos planteados en el plan de negocio. La construcción de planes de marketing, deben estar basados en la inclusión a multiplataformas de comercialización y la gestión de canales de venta en línea  (Redes Sociales: Instagram fase shops, WhatsApp Busines (catalogo, listas, respuestas rápidas, Google, busines profile maps: Generación de contenido: tener sesiones especificas con los emprendedores para la producción de materiales de comunicación como videos cortos, fotos, en formatos que se puedan usar en redes sociales y para posteos, así como capacitación en el  pago de pautaje, para la promoción de productos y servicios) y por último: participación en ferias sectoriales cantonales,  de acuerdo con su actividad económica, estandarización en la presentación de productos y servicios,  inter-cantonales, provinciales e interprovinciales con el fin de potencializar el incremento de ventas.
• 1.3. Desarrollar herramientas para el seguimiento y asistencia técnica de planes de negocio, basados en la práctica de sostenibilidad ambiental y de fortalecimiento de capacidades emprendedoras en áreas como la comercialización, la producción y la administración de sus actividades económicas a corto, mediano y largo plazo.

2. Diseñar metodología, para la validación de planes de negocio y de marketing digital. Dicha metodología, debe garantizar: conformación de comité de expertos (mínimo tres expertos; uno vinculado a la academia; uno al sector empresarial y otro representante de desarrollo económico de la alcaldía), además el socio local del proyecto, Banco Codesarrollo; así como, la herramienta para la ponderación de planes de negocio y de marketing que va a tener el comité de expertos; y, por último, la capacitación a emprendedores en la construcción de pitch y presentación de su propuesta de valor.

3. Diseñar estrategia de comercialización:

• 3.1. Basada en el cumplimento de estándares mínimos, para la presentación en feria o punto de venta según los siguientes aspectos:

1. Limpieza y orden: Área de atención limpia y visible, superficies sin polvo, residuos ni desperdicios, productos bien organizados (clasificados por tipo, tamaño o categoría), cables, cajas, bolsas y herramientas fuera de la vista del cliente;
2. Visibilidad del negocio: Letrero simple: qué vende + precio + horario, espacio iluminado (luces económicas si es interior), ubicación despejada: nada que bloquee la vista del producto;
3. Imagen básica del emprendedor: Vestimenta limpia y presentable, trato amable y directo, respuestas claras y rápidas a clientes;
4. Seguridad básica: Alimentos protegidos de polvo, insectos y contaminación, productos no alimentarios almacenados lejos de sustancias peligrosas, extensión eléctrica segura (sin cables pelados).

3.2 Cumplimiento de estándares mínimos para la presentación de productos y servicios, en los siguientes aspectos:

1. Calidad visible: Producto limpio, íntegro, sin manchas o daños, acabados básicos adecuados al tipo de producto, Etiquetas simples cuando aplique (nombre, precio, tamaño o fecha);
2. Uniformidad: Tamaños y porciones consistentes, productos repetidos realizados con similar presentación, Evitar variaciones grandes entre una unidad y otra (da sensación de desorden);
3. Empaquetado (packaging) adecuado: Económico pero funcional, debe proteger el producto, no romperse fácilmente, para alimentos: empaque higiénico y seguro, Para artesanías/ropa: bolsitas transparentes reutilizables;
4. Información Mínima: Precio claro, nombre del producto, Material o ingredientes si aplica, para servicios: lista corta y clara de lo que incluye;

3.2.1 Higiene:

1. Manipulación: Manos limpias y uñas cortas, cabello recogido, uso de guantes o utensilios (cuando sea necesario), superficie de preparación limpia;
2. Conservación: temperaturas adecuadas (fríos siempre fríos; calientes siempre calientes), no reutilizar aceites más de lo adecuado, contenedores cerrados para evitar contaminación;
3. Utensilios: Lavados con agua y jabón antes de iniciar el día. no mezclar utensilios de crudo y cocido;

3.2.2 Comunicación con el Cliente:

1. Información clara y accesible: Lista corta de productos o menú visible. precios sin ambigüedades, horarios establecidos (aunque sean flexibles);
2. Trato: Respuesta inmediata y cordial, entrega puntual, corrección y cuidado en la entrega;
3. Canales digitales básicos: WhatsApp Business con nombre, catálogo simple y horarios, 1 foto clara por producto, respuesta rápida (menos de 5 minutos si es posible).

Además, la consultora/r o equipo consultor deberá contar o realizar alianzas claves para la inclusión y acceso de emprendedores/as en ferias temporales y/o permanentes; y así construir calendario mensual, trimestral, semestral o anual de las ferias a nivel cantonal, interprovincial, teniendo en cuenta su propuesta de valor y el sector de la económica en la que se ubica.

4. Implementación de capacitación de 120 emprendedores/as
5. Realizar al menos un seguimiento técnico de planes de negocio post formación y de marketing por cada emprendedor/ra capacitado/da.
6. Realizar al menos 2 eventos de graduación, enfocados en la estrategia de comercialización de los productos y servicios de cada uno de los emprendedores

Productos esperados

Los productos de la consultoría en base a las consideraciones expuestas son:

1. Cronograma de plan de trabajo y propuesta metodológica de toda la consultoría: definición de horas de mentoría, 1 a 1 y la planificación de las capacitaciones presenciales, teniendo en cuenta las siguientes fases del proceso: diagnóstico y línea base, desarrollo de la capacitación o fortalecimiento de plan de negocio y plan de marketing digital, vinculación comercial y seguimiento. Definidas en la propuesta técnica.
2. Herramienta digital para el diagnóstico de la situación actual del emprendimiento y la identificación de brechas.
3. Metodología para la mentoría 1 a 1, la cual debe establecer un formato de donde se exponga lo tratado en la sesión: temas, herramientas desarrolladas, acuerdos, y evidencia del avance en la construcción de planes de negocio y de marketing. y el desarrollo de capacitación presencial. En donde se especifique las horas de mentoría y la propuesta de temas y carga horaria de capacitación presencial teniendo en cuenta las tres fases del proceso de capacitación propuesto por Ayuda en Acción.

4. Ajustar la metodología y herramientas técnicas de Ayuda en Acción para el fortalecimiento de planes de negocio con potencial de aceleramiento, mejorando su propuesta de valor bajo los criterios de sostenibilidad ambiental e innovación. Estas deberán estar basadas en la necesidad del mercado y el incremento de sus ventas según la actividad económica. Se requiere diseñar estrategias andragógicas por cada uno de los 9 elementos que componen del modelo canvas. De manera complementaria, se deben diseñar pruebas de conocimiento de entrada y de salida, así como evaluaciones de conocimientos teóricos y prácticos para evaluar los aprendizajes obtenidos en el proceso de capacitación. Además, se debe incluir, el diseño, impresión, entrega, uso y la gestión del libro diario dentro del proceso de acompañamiento y fortalecimiento del plan de negocio y plan de marketing digital, se debe entregar el acceso al equipo técnico de ayuda en acción a la plataforma en una plataforma de capacitación digital.

5. Formato digital de plan de negocios que cumpla con los criterios definidos por el proyecto, enfoque en el incremento de ventas y sostenibilidad ambiental. Incorporar un segmento de análisis en cada plan de negocio entregado, sobre la necesidad de equipamiento (Capital semilla) o financiamiento (Acceso a crédito) necesario para el incremento de ventas. Este debe ser diligenciado por el equipo consultor teniendo como base el rediseño o ajuste de la propuesta de valor y el equipamiento del /la emprendedora/ra. El mismo que debe ubicarse en un umbral de USD 600 a 800.

6. Adaptación de la metodología y herramientas técnicas para la facilitación de la construcción de planes de marketing, con base en el plan de negocio y basados en el aumento de ventas e ingresos. La construcción de planes de marketing, deben estar basados en la inclusión a multiplataformas de comercialización y gestión de canales de venta en línea (Redes Sociales: Instagram fase shops, WhatsApp Business (catálogo, listas, respuestas rápidas, Google, business profile (maps): Generación de contenido: tener sesiones especificas con los emprendedores para la producción de materiales de comunicación como: videos cortos, fotos, en formatos que se puedan usar en redes sociales y para posteos, así capacitar en el pago de pautaje, para la promoción de productos y servicios) y por último: participación en ferias sectoriales cantonales,  de acuerdo con su actividad económica, estandarización en la presentación de productos y servicios,  inter-cantonales, provinciales e interprovinciales con el fin de potencializar el incremento de ventas.

7. Formato digital de plan de marketing, que cumplan con los criterios antes mencionados. 

8. Formatos de acompañamiento técnico para el fortalecimiento de planes de negocio y planes de marketing por cada emprendedor.

9. 120 planes de seguimiento y acompañamiento técnico basados en la ejecución programática. Este plan de asistencia técnica debe contar con los criterios de medición de aceleramiento de emprendimientos que contenga el número de visitas y asistencias técnicas mínimas necesarias para ejecutar exitosamente el plan de negocio, plan de marketing, incorporación de prácticas de sostenibilidad ambiental y el desarrollo del emprendimiento y su impacto durante la ejecución del presente convenio.

10. Diseño metodológico, para la validación de planes de negocio y de marketing digital, con un enfoque en ferias de comercialización. Dicha feria, debe garantizar: conformación de comité de expertos donde debe estar incluido el socio local del proyecto, Banco Codesarrollo, así como contar con estándares para la presentación de productos o servicios, y la herramienta para la ponderación de planes de negocio y de marketing que va a tener el comité de expertos. Finalmente, la capacitación a emprendedores en la construcción de pitch y presentación de su propuesta de valor.

11. Diseño de al menos 3 estrategias de comercialización por cada sector económico de los planes de negocio y de marketing digital, identificados en las propuestas de valor teniendo en cuenta los criterios y estándares del punto 3, del segmento enfoque metodológico y actividades.

12. Desarrollar una metodología y cronograma para la ejecución de eventos de comercialización, con los emprendedores que se gradúen del proceso de capacitación, teniendo como base los estándares de la estrategia de comercialización en el cual se debe contar con herramientas digitales para la medición de ventas, garantizar la participación de compradores.

• Realizar 2 eventos de comercialización y construir un informe, en el cual se tenga en cuenta los siguientes aspectos:
• Antecedentes 
• Marco referencial: Datos de los emprendedores participantes; línea base referencial del emprendimiento, para comparar y medir incremento
• Explicación metodológica 
• Principales resultados: Resultados comerciales durante la feria, comparación de ventas antes y durante la feria, evaluación de estrategias utilizadas, estrategia de comunicación
• Metodología adaptada 
• Aprendizajes generados 
• Conclusiones y recomendaciones 
• Anexos

14. Entrega de 120 diagnósticos del estado actual y de las brechas del emprendimiento, y herramienta de evaluación estructurada de los siguientes criterios: potencial crecimiento y escalabilidad, claridad en propuesta de valor, criterios de sostenibilidad ambiental y una línea base de las ventas, de los emprendimientos seleccionados para ingresar al proceso de capacitación.
15. Alcanzar al menos 120 personas capacitadas en construcción de planes de negocio y planes de marketing, y comercialización, producción y administración de sus emprendimientos con potencial vinculación al sector real de la economía que incluyen la sostenibilidad ambiental aplicada.

1. Entrega de 120 planes de negocio, validados por el consultor y el equipo técnico de AeA para acceder al capital semilla, con una sección de sostenibilidad ambiental que incluya actividades viables de aplicación por los emprendimientos y a las que se puedan dar seguimiento de implementación. incorporar análisis en cada plan de negocio entregado, sobre la necesidad de equipamiento (Capital semilla) o financiamiento (Acceso a crédito) necesario para el incremento de ventas. El mismo que debe ubicarse en un umbral de USD 600 a 800.  
2. Entrega de 120 planes de marketing, adaptados a las actividades económicas de cada emprendedor/ra
3. Entrega de 120 certificaciones aprobadas por el curso de capacitación en competencial transversales para el emprendimiento.

16. 2 Informes sobre el acompañamiento técnico para la construcción de planes de negocio y de marketing digital, donde se evidencie el número de sesiones, mentorías realizadas durante el proceso de capacitación por cada emprendedor/emprendedora, por cada grupo de emprendedores/as capacitados.

17. La persona o el equipo consultor entregará 3 Informes, 1 de manera mensual de avance, que incluya la siguiente información: 

1. Número de personas que han implementado el diagnostico de situación actual del emprendimiento.
2. Número de personas que participan de las mentorías, 1 a1, y presentación de formatos diligenciados por cada emprendedor con evidencia del avance en planes de negocio y de marketing digital
3. Número de personas que participan de capacitaciones técnicas con desagregación por sexo y edad (con soporte de contenidos trabajados, metodología, base de datos en Excel, registro de asistencia físico o digital, fotografías y otros soportes documentales).
4. Número de planes de negocios construidos y validados técnicamente por sectores de la economía que incluye la sostenibilidad ambiental aplicada.
5. Número de planes de marketing construidos y validados técnicamente. 
6. Número de sesiones por cada emprendedor en el acompañamiento técnica en la elaboración de planes de negocio y de marketing

18. Persona o el equipo consultor,  deberá presentar 1 informe final de cada evento realizado, proceso de capacitación y ferias de comercialización, así como de cada cohorte terminado donde consten las etapas del proceso realizado. El informe deberá contener al menos: 

• Antecedentes 
• Marco referencial
• Explicación metodológica 
• Principales resultados
• Metodología adaptada 
• Aprendizajes generados 
• Conclusiones y recomendaciones 
• Anexos
• Base de datos sistematizado en los términos solicitados por Ayuda en Acción.
• Documento de resumen ejecutivo y PPT
• Los reportes de actividades señalados en los numerales anteriores se deben cargar en el Sistema de seguimiento MEAL del Proyecto. Los pagos de los productos se realizaron conforme la información cargada.